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Microsoft Dynamics 365
Fokus Anlagenverwaltung im Dynamics 365 Field Service – Teil 2: Anlagen im Serviceprozess
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Karen-Turid Meier
Senior Consultant

+49 (0)7151 36900 272

Im vorherigen Blogbeitrag sind wir darauf eingegangen, wie Anlagen in Dynamics Field Service abgebildet und wichtige Daten zur Anlage erfasst werden können.

Heute möchten wir Ihnen die Einbindung der Anlagen in gängige Serviceprozesse zeigen. Dazu gehören die Abbildung von Vereinbarungen zu Leistungen an einer Anlage sowie der Bezug der Anlage bei der Auftragsabwicklung – sowohl für Regelleistungen als auch für Störmeldungen.

Anlagen in Vereinbarungen
Vereinbarungen im Dynamics 365 Field Service dienen dazu, vertraglich fixierte Leistungen abzubilden.

Dynamics bietet dabei die Möglichkeiten einer automatisierten Auftrags- und Rechnungsgenerierung.

Normalerweise wird für jeden Kunden eine Vereinbarung generiert.
Innerhalb dieser Vereinbarung können verschiedene Leistungen abgebildet werden. Diese unterscheiden sich von Branche zu Branche und umfassen beispielsweise die regelmäßige Reinigung der Anlagen, ihre jährlichen Wartungen und Instandhaltungen, das Ablesen von Zählern und vieles mehr.

Erstellen Sie ein Vereinbarungsbuchungssetup für eine bestimmte Leistung. Hinterlegen Sie dann in einem sogenannten Vorfall die Anlage, für die entsprechende Tätigkeit ausgeübt werden soll.

Das sieht dann so aus: Hier ein beispielhafter Vorfall zu einer Anlage und dessen Bezug zu einem Buchungssetup:

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Das Schöne daran: Viele Daten müssen Sie nur einmalig erfassen und ergänzen später einfach die Anlagen.

Über eine Buchungsserie können Sie einen Zeitraum und eine Frequenz festlegen. Darüber steuern Sie den Zeitrahmen (z.B. Vertragsdauer) der Leistungserbringung und das Leistungsintervall.
Sie können auch hinterlegen, wie viele Tage vor dem Erbringungsdatum der Auftrag generiert werden soll, damit die Disposition rechtzeitig erfolgen kann.

Es gibt immer noch viele Dienstleister, bei denen der Innendienst mit Excel-Listen arbeitet und diese Aufträge manuell generieren muss.
Gerade bei Tätigkeiten, die nur einmal im Jahr anfallen, ist es nützlich, den Automatismus zu nutzen.

Sie können sogar schon eine Disposition vorbelegen, wenn Sie mit Ressourcen arbeiten, die Ihnen diese Planungssicherheit gewähren.

Zu jedem Setup werden dann – Ihren Einstellungen entsprechend – sofort die Vereinbarungsbuchungsdaten erstellt. Das hilft zu prüfen, ob Ihre Eingaben die gewünschten Terminserien generiert haben. Abhängig von Ihren weiteren Einstellungen wird dann entweder automatisch ein Arbeitsauftrag generiert oder Sie können dies manuell erledigen (z.B., wenn Sie eine Leistung vorziehen möchten).

Hier sehen Sie ein Datum und den Link zum dafür generierten Arbeitsauftrag:

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Im automatisch generierten Arbeitsauftrag finden Sie die Vorfälle und damit die einzelnen Anlagen, für die der Techniker in diesem Fall den Zählerstand prüfen soll.

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Anlage im Arbeitsauftrag hinzufügen
Natürlich kommt es oft vor, dass ein Arbeitsauftrag spezifisch für eine Anlage erstellt wird.
Dann wird die primäre Kundenanlage interessant.

Meldet jemand ein Problem mit einer bestimmten Anlage, können Sie diese im Arbeitsauftrag hinterlegen.

Hierfür haben Sie verschiedene Suchmöglichkeiten: Sie können z.B. nur Anlagen zu dem Firmen-Account eintragen, den Sie im Auftrag hinterlegt haben:

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Manchmal ist der Account, der im Arbeitsauftrag steht, aber nicht der gleiche Account, der an der Anlage hinterlegt ist. Dafür bietet das Update der wave 2 2020 für Dynamics Field Service jetzt die Möglichkeit, über die Functional Location zu suchen und eine Anlage einzufügen, die einem anderen Account zugeordnet ist.

Hier die Suchmaske mit Anlagen zu zwei verschiedenen Accounts:

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Wählen Sie eine Anlage aus, die nicht dem Account des Arbeitsauftrags entspricht, erscheint folgende Meldung:

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Sie werden mit der Meldung darauf hingewiesen, dass die Anlage einer anderen Firma als im Arbeitsauftrag zugewiesen ist, und sie sollen bestätigen, ob dies so bleiben soll, oder die Anlage der Firma aus dem Arbeitsauftrag zugeordnet werden soll.

Bevor Sie hier vorschnell auf „Ja“ klicken, sollten Sie sich klarmachen, was es bedeutet, die Anlage einem anderen Account zuzuordnen. Dies ist sicher von Fall zu Fall zu betrachten.
Bei „Nein“ bleibt die Zuordnung bestehen, aber Sie können mit der Bearbeitung des Auftrags fortfahren. – Das ist neu und entspricht vielen Kundenanforderungen.

Wählen Sie „Ja“, wird im Hintergrund der Account an der Anlage angepasst. Dadurch fallen weniger administrative Tätigkeiten in Dynamics an als früher und Sie können direkt mit der Bearbeitung des Arbeitsauftrags fortfahren.

Sie können auch am Arbeitsauftrag, zusätzlich zum primären Vorfall, weitere „Arbeitsauftragsvorfälle“ hinzufügen, über die Sie Tätigkeiten an weiteren Anlagen definieren:

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Hier definieren Sie den Vorfalltyp und können dann die Anlage auswählen:

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Ist an der Anlage ein funktionaler Standort hinterlegt, wird dieser automatisch mit eingetragen, so dass der Techniker weiß, wo die Anlage steht.

In den Serviceaufgaben, die auch aus einer Vereinbarung heraus automatisiert angelegt werden können, finden Sie dann zu jeder Anlage jeweils eine Aufgabe:

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Und den Bezug jeder Aufgabe zu einer bestimmten Anlage:

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Wir hoffen, dieser Fokus auf die Darstellung der Anlagen in Vereinbarungen und Arbeitsaufträgen war interessant und Sie verfolgen weiterhin die Beiträge auf unserem Blog.